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La Empresa, sus Procesos y la Tecnología Parte 1 PDF Print E-mail
Written by Leopoldo Rodríguez   
Tuesday, 07 September 2010 04:16

Hace como un mes, decidí que debia escribir con más constancia; pero pues el trabajo diario, inicio de escuelas y en sí la vida me separaron, tengo algunas ideas por temas, pero algo que me apaciona y es parte de mi trabajo es como ligar en una empresa sus procesos de negocio con la tecnología; sigue leyendo para continuar....

 

 

Vengo saliendo de una junta con una empresa que estoy implementando un sistema de compras; básicamente se programo esta para aclarar dudas y solicitar modificaciones al sistema, el objetivo de las modificaciones es lograr que el sistema "Haga lo que tenga que hacer", en este caso el sistema debe lograr:

 

  • Controlar un Presupuesto por concepto por cada Proyecto
  • Crear Ordenes de Compra por concepto de cada Proyecto
  • Restringir las compras básandose en los presupuestos
  • Conocer en cualquier momento el presupuesto restante de cada Proyecto
  • Controlar la seguridad de los usuarios por cada proceso
No quiero ser Juez y Parte, así que vamos a asumir que el sistema tiene fallas y no cumple con los objetivos requeridos, a fin de cuentas la junta ha sido solicitada para esto. Se realizó un análisis para el diseño y desarrollo del sistema, se realizó la programación y se instalo y configuró a las necesidades del cliente. Aquí el primer paso no fue escuchar las solicitudes de modificación, lo primero que se hizo fue revisar el proceso completo desde la generación del presupuesto hasta la generación de la orden de compra.

CASO 1 - Sistema de Compras

El primer problema detectado fue: Se recibió una factura de un proveedor por un concepto por un total de $150 que el presupuesto marcaba $100, así que podriamos ver como el sistema falló en cumplir el tercer objetivo, o al menos se puede entender eso, pero la realidad es otra. En el proceso real:
  • SI se definió el presupuesto con anterioridad
  • SI hay restricción de usuarios y el presupuesto no puede ser alterado sin autorización
Pero el problema fue que, la Orden de Compra no fue generada en el sistema, se creo manualmente en una hoja de cálculo, la cual contaba con el precio incorrecto. Asi que para este caso, el sistema no fue el culpable, fue error de el procedimiento.

CASO 2 - Sistema de Compras 2
Se recibió un anticipo de un proyecto por el 50% de total; se inicia el proyecto y por lo tanto se inician los gastos, el proyecto avanza, pero ya se ha gastado más del 50% del concepto de mano de obra, por lo que la empresa comenta que el sistema no avisa correctamente de esta situación, misma que implica un mayor gasto en ese concepto.
  • SI se definió el presupuesto con anterioridad
  • SI hay restricción de usuarios y el presupuesto no puede ser alterado sin autorización
  • SI se han generado las ordenes de compra por cada concepto sin pasar del monto total
El problema es que esta situación no fue requerida como objetivo del sistema, ningún sistema puede controlar cosas que no le han requerido. Analizando el sistema y el proceso, resulta que en estos casos el problema solo puede ser por: a) Presupuesto mal definido, b) Proyecto mal supervisado.
Para resolverlo, se decidió hacer modificaciones al sistema
  1. Capturar los pagos de clientes
  2. Enviar avisos mediante correo electrónico a los supervisores en caso de llegar a los límites del Gasto vs Pagos de Clientes
  3. Crear un Reporte Detallado que muestre el historial de Gastos y Pagos de Clientes
En esta ocasión, no es error del sistema, pudieramos pensar que es mal diseño del mismo, esta situación se debio prevenir. Pero tomando la realidad, se cotizó que el sistema manejara la facturación de la empresa y esto fue declinado.

CASO 3 - Sistema de Producción
En otro sistema distinto, la empresa tiene diferentes puntos de venta por la ciudad donde recibe los productos a procesar, pero solo tiene una planta de proceso. Su ciclo se inicia al recibir el producto en el punto de venta, se recoge y es llevado a la planta de proceso, luego de ser procesado se regresa al punto de venta y es entregado al cliente. Lo más importante de todo este proceso es el inventario: Donde se encuentran los productos.
Se diseño e implemento un sistema hace más de 10 años (en Windows, tampoco es en MS DOS), actualmente existe el problema con los inventarios, problema que surgio en los primeros dos años de uso, se eliminó y resurgió en los ultimos años. Se tuvo una junta para analizar todos los problemas que esto ocasiona (Descuentos de nómina, quejas de clientes, etc.).
  • Básicamente el sistema cuenta con un proceso para el envio y recepción de productos.
  • El sistema se diseño para trabajar por medio de Diskettes, pero actualmente se cuenta con una red privada que conecta a todos los puntos de venta.
  • Todos los puntos y la matriz tiene computadora
El gran problema resulta no ser el sistema, más bien es el mal uso del mismo:
  • No se realizan los procesos en el sistema según la operación (si envían productos a la matriz no se hace el proceso en el sistema)
  • Hay muchos productos registrados en el sistema, los cuales no son procesados de salida al cliente.
Estos son solo algunos problemas, pero lo importante aquí es: Si el sistema tiene la funcionalidad, y ahora la tecnología permite seguridad en la transferencia de información...¿Por qué no se hace correctamente en el sistema? La respuesta es la más sencilla: Falta de costumbre y supervisión.

Conclusión
Como pueden leer en estos tres ejemplos (que tengo muchos más, pero los dejo para otra ocasión), que son puras situaciones sobre software, el problema no siempre es que los sistemas o la tecnología no funciona, sino que no siempre se encuentra bien alineada a los procesos y eso causa problemas. Claro que hay problemas en software, no siempre el diseño es perfecto, pero primero hay que revisar los procesos, sin procesos definidos y organizados, los sistemas y la tecnología solo empeoran los problemas.
En la siguiente parte, hablare más sobre hardware y software en conjunto con las empresas.

 

Last Updated on Wednesday, 08 September 2010 18:31
 

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